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AI如何通過智能提取簡化文檔工作流程。

譯自How to Use AI for Company Documents: Summarization, Extraction, and Beyond,，作者 Tommy Thyen。

每個組織都以某種方式處理文檔：注冊表格,、發(fā)票,、博客文章和技術(shù)報告，僅舉幾例,。這些文檔對于在不同部門和客戶之間溝通信息至關(guān)重要,。它們包含看似無限的樣式和數(shù)據(jù)類型的組合，以及看似無限的文件格式,。通過所有這些接收信息的方式,，以一種為用戶提供上下文以吸收信息的格式準(zhǔn)確地提取信息可能很困難。

原始數(shù)據(jù)提取已經(jīng)存在多年了,。然而,，隨著人工智能的最新進展，我們現(xiàn)在可以將智能文檔處理 (IDP) 和摘要功能添加到文檔工作流程中,。從軟件開發(fā)的角度來看,，各種文檔樣式和輸入格式需要花費數(shù)小時的人工工作才能考慮在內(nèi)。表格是一個特別令人關(guān)注的領(lǐng)域,，因為它們的結(jié)構(gòu)差異很大,。有些有列標(biāo)題,，有些有空單元格，有些則作為文檔中的圖像存在,。借助 IDP,，先進的 AI 模型可以使這種類型的提取變得微不足道。現(xiàn)在可以無論其結(jié)構(gòu)如何,，都能使用邏輯行/列格式（通常以 JSON 或 XML 格式呈現(xiàn)）來使用表格,。

除了結(jié)構(gòu)化上下文之外，大型語言模型可以提供類似于人類對輸入文檔的摘要,。這可以將數(shù)小時的閱讀時間縮短為一段摘要,，甚至可以擴展到文檔之外，對虛擬會議或其他長篇內(nèi)容進行總結(jié),。檢索增強生成 (RAG) 通過允許大型語言模型引用超出其原始訓(xùn)練數(shù)據(jù)的來源來增強此功能,。這提供了一種隨著時間的推移和信息變化而保持準(zhǔn)確響應(yīng)的方法。這種摘要加上結(jié)構(gòu)化輸出是現(xiàn)代人工智能在文檔相關(guān)工作流程方面最顯著的優(yōu)勢。

根據(jù)我的個人經(jīng)驗,，我比承認(rèn)的更頻繁地使用像微軟的 Copilot 和 OpenAI 的 ChatGPT 這樣的公共大型語言模型,。與普遍的看法相反，這些 AI 助手無法為您完成工作,。然而,，它們確實提供了一種極好的能力，可以將網(wǎng)絡(luò)搜索范圍縮小到僅相關(guān)的資料,，以及簡化諸如編碼語言之間簡單的語法差異之類的日常任務(wù),。在出現(xiàn)這種人工智能之前，開發(fā)人員可能會花費數(shù)小時搜索能夠解答他們問題的正確論壇帖子,，或者花費數(shù)天時間解析晦澀的文檔以找到滿足他們想要實現(xiàn)的要求的特定類/方法,。相反,，精心設(shè)計的提示可以在幾秒鐘內(nèi)輸出完美的答案以及相關(guān)的參考鏈接。

這些好處伴隨著關(guān)于數(shù)據(jù)隱私和人工智能倫理問題的相當(dāng)大的權(quán)衡,。大型語言模型必須在使用前進行訓(xùn)練,，這需要大量的經(jīng)過驗證的輸入才能獲得準(zhǔn)確的結(jié)果。這會產(chǎn)生以下問題：這些數(shù)據(jù)來自哪里,？誰擁有它,？誰驗證了它？可以通過 API 訪問的高容量模型可以通過 API 訪問可以根據(jù)用戶提示改進其結(jié)果,。這意味著像代碼片段,、圖像或文檔這樣的輸入數(shù)據(jù)會被處理，并可能泄露個人身份信息 (PII),。開發(fā)人員在使用這些資源時必須格外小心,，以防止意外共享機密數(shù)據(jù)。

訪問這些在線模型從未如此容易,。大多數(shù)模型都有一個免費層，可以使用（幾乎）無限次,。如今,，您甚至可以獲取底層源代碼并創(chuàng)建自己的模型，使用您提供的數(shù)據(jù)來訓(xùn)練它們以解決您需要解決的問題,。這項技術(shù)可以嵌入到各種類型的應(yīng)用程序中,，提供強大的功能和巨大的生產(chǎn)力提升。然而,，原版蜘蛛俠中的本叔說得對,，“能力越大，責(zé)任越大”,。數(shù)據(jù)和隱私必須得到保護,。必須制定法規(guī)，并遵守準(zhǔn)則,，才能合法且最佳地利用人工智能提供的能力,。 總的來說，人工智能是一種強大的工具,，可以提高生產(chǎn)力和效率,，從而帶來更多收益并節(jié)省更多成本。它填補了文檔數(shù)據(jù)提取方面巨大的空白,，提供可快速分析以制定最佳行動計劃的上下文輸出,。其摘要功能不僅限于文檔，還擴展到關(guān)于任何您想了解更多信息的網(wǎng)絡(luò)搜索,。如果了解這項技術(shù)并采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施,，人工智能將成為任何組織的寶貴資產(chǎn),。

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